一、工程档案材料归档义务划分1、工程准备材料(包括开发报建、招招标材料等)，由各经办部门直接向监察室归档。
2、工程监理材料主要由监理单位担任编制并归档。
工程监理材料由具有工程监理职责工程部构成的，监理工程师将监理过程材料在三天内，其它监理材料在阶段性工程完成后统一移交工程部材料。
已拜托监理单位的工程监理材料，由拜托监理单位构成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部材料室，工程部材料员对监理材料的构成停止监视和检查。 
3、工程施工材料，主要由工程部监视控制，施工单位停止详细编制、搜集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部材料室。

4、工程完工验收材料，由工程部组织，施工单位停止验收材料编制、搜集并按规则移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。

5、工程结算材料，主要由施工单位及承包单位依照集团公司工程结算目录停止搜集整理，经工程部审核，报工程主管指导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算终了后定期向监察室归档。
二、工程部材料员日常保管的材料
1、监理规划、细则及旁站计划：工程开工后，经工程部担任人审核，报公司主管指导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部材料室存档。
2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部材料室归档。
3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖义务单位公章后，提交工程部材料室存档。分包单位主要包括建立单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、资料检测单位、桩根底施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
4、监理日志：准绳上请求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部材料室或监理公司材料员归档。
5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）担任人审批后盖章，向工程部（或监理单位）材料员移交存档，材料员需检查监理月报能否标准及契合请求。工程竣工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）指导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）材料员移交存档。
6、监理工作联络单及回复：施工单位来文，由工程部材料员统一接纳，监理工程师检查后，由监理工程师或工程部材料员将回复下发给相关单位。同时工程部材料员将每份的联络单及相关回复要兼并一同存档。